Firmy w dużych miastach coraz częściej zamykają swoje siedziby i decydują się na pracę zdalną. Wszystko przez zagrożenie spowodowane koronawirusem. Spotkania przenoszą się więc całkowicie do internetu, co dotychczas było trendem, a dziś stanowi już konieczność. Jednak nie we wszystkich branżach takie rozwiązanie ma prawo bytu.

Praca zdalna i elastyczny czas pracy są istotne dla 41% pracowników – potwierdza raport Devire „Rynek Zmiany Pracy”. Firmy, które dotychczas nie były otwarte na tego typu rozwiązania, dziś nie mają już wyjścia i muszą zmienić swoją politykę działania i dostosować ją do obecnych realiów.

W życie weszła specustawa dotycząca koronawirusa, która wprowadziła doraźne rozwiązania na czas walki z pandemią ( WHO właśnie ogłosiła, że mówimy już o takiej skali problemu). W myśl przepisów, pracodawca w ramach działań prewencyjnych może zlecić pracownikowi obowiązkową pracę zdalną. Coraz częściej jednak to sami pracownicy domagają się wykonywania obowiązków z domu.

Niestety w ustawie jest kilka kwestii nieuregulowanych – komentuje Michał Młynarczyk, dyrektor zarządzający firmą rekrutacyjną i outsourcingową Devire. Przykładowo, co powinna zrobić firma, w której nie funkcjonuje żadna możliwość pracy zdalnej, a nie ma wskazań, żeby pracownik skorzystał z L4? W jeszcze gorszej sytuacji są branże, w których praca zdalna jest niemożliwa i oznaczałaby ogromne straty finansowe, np. w zakładach produkcyjnych – dodaje Młynarczyk.

Załóżmy, że jest to jednak możliwe. Praca z domu wymaga skrupulatnego przygotowania ze strony firm. Wprawdzie większość  z nich wykorzystuje już technologie ułatwiające pracownikom łączność i pracę z dowolnego miejsca (np.  rozwiązania chmurowe), ale nie wszędzie jest to możliwe.

W wielu firmach dostęp do zasobów sieciowych jest możliwy tylko z firmowych komputerów, a czasem wyłącznie w siedzibie firmy. W przypadku osób pracujących zdalnie należy zadbać np. o zdalny dostęp do firmowej sieci i odpowiedni sprzęt – podkreśla Michał Młynarczyk z Devire.

Dużym wyzwaniem są też kwestie formalne, ponieważ miejsce pracy jest elementem obowiązkowym każdej umowy o pracę. Organizacje, które nie posiadają umów z dodatkowym aneksem dotyczącym pracy zdalnej, powinny przynajmniej postarać się o wprowadzenie zmian w oficjalnym regulaminie pracy.  

Istotną rolę odgrywają też jasne wytyczne i oczekiwania w stosunku do pracowników, którzy pracują z domu. Naturalnym jest, że firmy chcą uniknąć strat, związanych np. z zaniedbaniem przez pracownika powierzonych mu zadań. Warto unikać mikrozarządzania i zamiast nieustannie pytać: “Na jakim etapie jesteś?”, lepiej postawić na narzędzie do zarządzania projektami np. Trello, Asana czy Clickup. Pomocny może być również harmonogram działań. Dobrym rozwiązaniem będzie też wprowadzenie spotkań statusowych raz w tygodniu, kiedy to cały zespół zdzwania się na pół godziny i rozmawia o postępach w projekcie czy zaistniałych problemach.

Problemem mogą okazać się też nieodpowiednia przestrzeń i warunki do pracy. Typowym przykładem takiej sytuacji są choćby poszczekiwania psa w tle rozmowy telekonferencyjnej z klientem. Firma powinna więc określić swoje oczekiwania co do sposobu komunikacji zdalnej oraz narzędzi i technologii stosowanych w takim wypadku przez pracownika.

Aby umożliwić pracownikowi normalne funkcjonowanie i prowadzenie działań biznesowych, pracodawca powinien zapewnić też dostęp do niezbędnych narzędzi i informacji. Konieczne będą tutaj: system telekonferencyjny i wideokonferencyjny, umożliwiający spotkania on-line, oraz komunikatory do porozumiewania się z zespołem. Przykładowo Microsoft, przewidując trend wzrostu zainteresowania pracą zdalną, przygotował specjalne narzędzie – Teams, które oferuje wszystkie niezbędne funkcjonalności (wideo, konferencje i czat do pracy projektowej). Myśląc o komunikacji można sięgnąć po popularne i darmowe komunikatory, ułatwiające koordynację pracy zdalnej, np. Slack.

Częstym problemem podczas pracy zdalnej jest dostęp do plików, umów, kontraktów czy ofert, czyli danych wrażliwych. Jeśli firma nie posiada systemu CRM z możliwością udostępniania dokumentów, to warto skorzystać z popularnych dysków sieciowych np. Dropbox czy Dysk Google.