Alegre Sp. z o.o. to firma posiadająca 15 letnie doświadczenie w działalności spedycyjnej oraz organizacji transportu drogowego towarów. Firma oferuje profesjonalne usługi w zakresie aktywnego wsparcia klientów na linii łańcucha logistycznego: zakład produkcyjny – centrum dystrybucyjne, głównie dla klientów z branży meblarskiej. W ramach ciągłego rozwoju i poszerzania usług w obszarach łańcucha dostaw oraz cross-dockingu firma wdrożyła kompleksowy system ExpertWMS oferowany przez firmę DataConsult. Wdrożenie systemu trwało, zgodnie z założeniami, trzy miesiące i przyniosło szereg korzyści zarówno w operacjach wewnętrznych działów logistyki magazynowej, spedycji i planowania transportu jak i w relacjach z odbiorcami zewnętrznymi i kontrahentami Alegre.

Projekt wdrożenia systemu ExpertWMS w firmie Alegre Sp. z o.o. rozpoczął się od dokładnego omówienia obszarów jakie mają zostać zoptymalizowane. Prezentacja standardu oferowanego przez moduł Centrum Logistycznego została szczegółowo omówiona przez kierowników projektu oraz głównych odbiorców systemu. Podczas spotkań analitycznych zostały zidentyfikowane główne cele biznesowe projektu, w szczególności obsługa procesów magazynowych (przyjęcia, wydania, operacje wewnętrzne), komunikacja pomiędzy działami wewnętrznymi w firmie Alegre (Spedycja – Logistyka), integracja z wykorzystywanym przez Alegre systemem InterLAN Speed, automatyzacja integracji poprzez pliki csv oraz raportowanie do klientów (stan magazynowy, podsumowanie wykonanych operacji, dane udostępnione online).

Powyższe aspekty stanowiły kluczowe wskaźniki określające postęp oraz dynamikę realizacji projektu. Były to również kamienie milowe wpływające na kontrolę ryzyka projektowego. Kierowcy projektu odbywali cykliczne telekonferencje aktualizujące status projektu w zakresie konfiguracji funkcjonalności, wykorzystanego budżetu oraz harmonogramu prac.

W pierwszej kolejności nastąpiła realizacja funkcjonalności związanych z konfiguracją operacji przyjęć oraz kompletacji. W danych operacjach magazynier ma za zadanie obsłużenie wszystkich zadysponowanych pozycji dostarczanych lub wydawanych z magazynu. Konsultant wdrożeniowy będący w ciągłym kontakcie z głównym użytkownikiem prowadził operację mające na celu uporządkowanie infrastruktury magazynowej: wydzielenie strefy dostaw, strefy załadunków, strefy składowania oraz uruchomienia niezbędnego sprzętu (drukarki, kolektory itp.). Zapewnienie odpowiedniej infrastruktury pozwoliło na uruchomienie operacji przyjęć, w których operatorzy na podstawie utworzonych dokumentów dostaw wykonują realizację dwuetapową:

  • weryfikacja dostarczonego towaru do magazynu oraz formowanie nośników logistycznych,
  • rozłożenie palet w strefie składowania.

W celu obsłużenia kompleksowo logistyki magazynowej firmy Alegre Sp. z o.o. został przygotowany dwuetapowy proces wydania polegający na kompletacji nośników oraz załadunku przygotowanych palet do podstawiających się samochodów do strefy załadunku. Ze względu na posiadanie własnej flotę transportowej firma Alegre charakteryzuje się bardzo wysokimi wymaganiami w kontekście zarządzania planowania tras.  Zapewnienie kompleksowej wymiany danych pomiędzy działami Spedycji oraz Logistyki zostało wykonane poprzez integrację z systemem InterLAN, do którego wysyłane są informację otrzymane od klientów magazynowych.

Osoba z działu logistyki przed wdrożeniem systemu ExpertWMS prowadziła ciągłą komunikację z klientami w celu uzgodnienia szczegółów dostaw oraz wysyłek. Po zaimplementowaniu systemu WMS został uruchomiony automatyczny import plików csv z serwera FTP. Dzięki takiemu rozwiązaniu w systemie ExpertWMS na podstawie przygotowanych plików przez firmy zewnętrzne, automatycznie tworzone są dokumenty dostaw i wysyłek. Wygenerowane dokumenty posiadają uzupełnione wartości niezbędne do zaplanowania transportu przez osoby zajmujące się planowaniem transportu. Dział logistyki skupia się nad dograniem szczegółów odpowiedniego przygotowania towaru do transportu bez konieczności ręcznego tworzenia awizacji magazynowych. Klient zewnętrzny natomiast wszystkie przesłane dane może weryfikować w obszarze Online systemu ExpertWMS – za pomocą udostępnionych interfejsów w przeglądarce internetowej.

Elementem kluczowym w kontekście optymalizacji pracy było automatyczne tworzenie zestawień określających ilość obsłużonych nośników, kg oraz m3. Dział logistyki posiada dostęp do raportów tworzonych w systemie ExpertWMS pozwalających na identyfikację ile było obsłużonych nośników w magazynie, jaka była waga oraz objętość przyjmowanego oraz wydawanego towaru. Łącząc zestawienia z kontrolą stanu magazynowego pozwala uzyskać dane do miesięcznego rozliczenia obsługiwanych firm w magazynie.

Wielostronne korzyści biznesowe

Wdrożenie systemu ExpertWMS pozwoliło na usprawnienie wymiany danych zarówno pomiędzy działami wewnętrznymi firmy, jak i w relacjach z kontrahentami i odbiorcami zewnętrznymi.

Zastosowanie integracji na linii systemów ExpertWMS – InterLAN Speed pozwoliło uzyskać możliwość wymiany najważniejszych informacji pomiędzy działem logistyki magazynowej, spedycji oraz planowania transportu. Podczas tworzenia wysyłek w systemi ExpertWMS po zatwierdzeniu wszystkich informacji do odpowiednich działów wysyłane są następujące informacje:

  1. Zleceniodawaca transportu
  2. Miejsce załadunku
  3. Miejsce rozładunku (możliwych jest wiele punktów na trasie)
  4. Liczba oraz typ planowanych palet
  5. Sugerowana data oraz czas załadunku/rozładunku
  6. Dodatkowy opis do zlecenia

Na podstawie powyższych informacji dział spedycji oraz planowania transportu jeszcze przed rozpoczęciem kompletacji w magazynie może podjąć decyzję o wybraniu odpowiedniego środka transportu i kierowcy, który wykonana wprowadzone do systemu InterLAN Speed zlecenie transportowe.

Po ustaleniu szczegółów tras do systemu ExpertWMS odsyłana jest informacja zwrotna zwierająca dane kierowcy (Imię, Nazwisko, Numer) oraz dane pojazdu (Numer rejestracyjny). Dzięki takiej informacji magazynier przed rozpoczęciem operacji ładowania palet do samochodu, może zweryfikować osobę podstawiającą się w obszar bram załadunkowych.

Dla działu logistyki magazynowej w celu zmniejszenia ilości pracy związanej z wprowadzaniem zleceń została przygotowana automatyczna integracja plików csv z wykorzystaniem serwera FTP. Pliki importowane z systemów zewnętrznych klientów (według określonego schematu) zostały odwzorowane w mechanizmie bazy UDEI. Zastosowanie integracji z wykorzystaniem uniwersalnego interfejsu wymiany danych spowodowało, że praca działu administracji została zoptymalizowana i wymaga wyłącznie kontroli nad postępem wykonywanych operacji magazynowych oraz przygotowaniem dokumentów transportowych.

Za pomocą interfejsu wymiany danych obsługiwane są obszary synchronizacji oraz aktualizacja punktów rozładunku oraz załadunku, synchronizacja zleceniodawców transportu oraz synchronizacja dokumentów przyjęć i wydań.

Wdrożenie Systemu ExpertWMS pozwoliło na uporządkowanie procesów przyjęć i wydań, z możliwością kontroli operacji wykonywanych przez użytkowników na każdym z etapów (kompletacja oraz załadunek). Posiadanie informacji odnośnie wykonanych operacji wraz z kontrolą ilości m3 oraz kg pozwala na szczegółową kontrolę stanów magazynowych. Dodatkowo zapisywane informacje umożliwiły optymalizację obszaru związanego z raportowaniem do klientów. Dział logistyki magazynowej posiada dostęp do raportów związanych z ilością składowanych, przyjętych oraz wydanych m3 lub kg dla każdego z kontrahentów. Połączenie danych raportów ze standardowymi informacjami odnośnie ilości obsługiwanych lub składowanych palet pozwoliło zwiększyć efektywność w kontekście rozliczania miesięcznego przechowywania towarów w magazynie oraz realizacji wykonanych w obszarze magazynowym.

Dodatkową korzyść stanowi udostępnienie systemu ExpertWMS Online dla kontrahentów. Każda firma, która przechowuje towar w magazynie otrzymuje informację o historii wykonanych operacji (przyjęcia, wydania, wysyłki, dostawy), historia operacji wykonanych dla danych towarów, historia operacji wykonanych dla jednostek logistycznych oraz może otrzymać raport stanów magazynowych. Zastosowanie widoku na magazynie w trybie online usprawniło codzienny kontakt z klientami i zwiększyło transparentność wykonywanych operacji logistycznych.

Wdrożenie całego systemu ExpertWMS trwało w Alegre trzy miesiące, zgodnie z założeniami umowy.