Automatyzacja przesyłania zleceń transportowych i gromadzenia danych dotyczących transportu w systemie SAP – takie cele postawił polski oddział międzynarodowej grupy Südzucker – potentata w produkcji cukru – przed firmą Transporeon – europejskiego lidera produkcji oprogramowania automatyzującego procesy logistyczne. W jaki sposób udało się zwiększyć efektywność obsługi zleceń transportowych, uprościć pracę działu logistyki, a przede wszystkim – osiągnąć zakładane cele?

Lider branży cukrowej
Südzucker Polska S.A. stanowi część Grupy Südzucker – jednego z największych producentów cukru w Europie. W ciągu ostatnich kilku lat przedsiębiorstwo połączyło aż 22 spółki cukrowe i zmodernizowało całe przedsiębiorstwo. Obecnie cukier w ramach Südzucker Polska produkowany jest w sumie w czterech zakładach zlokalizowanych w Polskiej Cerekwi, Ropczycach, Strzelinie oraz Świdnicy, w których pracuje około 600 pracowników. Flagowym produktem na rynku polskim jest funkcjonująca od 20 lat marka „Cukier Królewski”.

Wyzwanie – automatyzacja i usprawnienie komunikacji z przewoźnikami oraz efektywniejsze wykorzystanie możliwości załadunkowych w cukrowniach oraz magazynach zewnętrznych.
Największym wyzwaniem było w pierwszej kolejności zwiększenie efektywności zlecania transportów. Potrzebowaliśmy bieżącej informacji o dostępności samochodów u naszych przewoźników i chcieliśmy również, aby dane kierowcy, samochodu i okienka czasowego były automatycznie widoczne bezpośrednio w naszym systemie SAP. Ponadto, naszym celem była poprawa efektywności wykorzystania naszych mocy załadunkowych w cukrowniach i magazynach zewnętrznych. Mieliśmy wówczas 5 cukrowni i 13 magazynów zewnętrznych, a i tak tworzyły się kolejki i mieliśmy opóźnienia w dostawach — mówi Grzegorz Gwóźdź, Logistics Manager Südzucker Polska S.A.

Przed wdrożeniem modułów Transporeon, pracownicy logistyki i przewoźnicy pracowali na dedykowanym portalu internetowym i programie MS Axapta, który był dostępy tylko dla wybranych użytkowników. System nie dawał wglądu do aktualnie dostępnych ciężarówek po stronie przewoźników, co sprawiało, że pomimo istnienia cyfrowego rozwiązania (wewnętrznej platformy) przydzielanie zleceń odbywało się całkowicie manualnie (telefonicznie lub mailowo).

Rozwiązanie – Transporeon + SAP
Pierwszym zadaniem Transporeon i Südzucker Polska było postawienie modułu Best Carrier, który miał działać niezależnie od innych rozwiązań (stand-alone) przed planowanym wdrożeniem systemu SAP. Moduł miał działać niezależnie od programu Axapta i dedykowanego portalu Südzucker Polska. Zależało nam na tym, aby dać przewoźnikom czas na przyzwyczajenie się do nowej platformy, aby pracownicy Südzucker Polska mogli w przyszłości skoncentrować się na wdrożeniu systemu SAP. Następnie, wraz z SAP-em, wdrożyliśmy pozostałe moduły Transporeon – Zarządzanie Oknami Czasowymi (TSM) oraz funkcję Transport Assignment – No-Touch Order, która zautomatyzowała obsługę zleceń kontraktowych ze stałymi przewoźnikami. Dużym ułatwieniem we wdrożeniu było to, że przewoźnicy umieli używać platformy, ponieważ już od roku korzystali z modułu Best Carrier – mówi Piotr Różycki, Regional Key Account Manager, Transporeon Polska.

Südzucker Polska postawił przed Transporeonem wyzwanie automatyzacji i zwiększenia efektywności procesów związanych ze współpracą z obecnymi przewoźnikami, jak i pozyskiwaniem nowych. Funkcje Best Carrier oraz No-Touch Order, zawarte w module Transport Assignment (Zlecanie Transportu), umożliwiły realizację zleceń za pomocą kilku kliknięć myszy, dzięki czemu dogadywanie szczegółów zlecenia, związana z tym wymiana maili i telefonów, zostały ograniczone w 70%. Ponadto, funkcjonalność zleceń spotowych (Best Carrier) umożliwiła szybkie informowanie jednym kliknięciem wszystkich przewoźników o wolnych zleceniach. Wszystkie firmy transportowe miały dzięki temu równy dostęp do zleceń i mogły składać oferty tylko na interesujące ich kierunki.
W ramach drugiego etapu projektu wdrożono także moduł do zarządzania oknami czasowymi (Time Slot Management), który umożliwiał samym przewoźnikom rezerwację okien czasowych i wprowadzanie zmian. TSM został uruchomiony we wszystkich 5 cukrowniach oraz 13 magazynach zewnętrznych jednocześnie.

Efekty – automatyzacja i ograniczenie maili oraz telefonów o 70%
Wdrożenie platformy Transporeon i integracja z systemem SAP znacznie zautomatyzowało naszą pracę, od stworzenia zlecenia transportowego do wyjazdu ciężarówki z magazynu. Liczba maili i telefonów, podczas których odbywało się dogadywanie szczegółów oraz negocjacje cen, zmalała o około 70%. Moduł Best Carrier działał jako pełnowartościowa tablica ogłoszeniowa z dostępnymi zleceniami. Każdy przewoźnik mógł zgłosić swoje zainteresowanie daną trasą. Bez zbędnych telefonów i maili wiedzieliśmy, gdzie nasi przewoźnicy mają wolne samochody, a ponadto, wszystkie firmy transportowe otrzymywały pełną informację o najbardziej interesujących trasach.
Okna czasowe umożliwiały lepsze planowanie godzin przyjazdu pod załadunek przez przewoźników, co przyczyniło się do znacznego skrócenia kolejek przed cukrowniami. Wraz z redukcją kolejek, spadła również ilość skarg ze strony magazynów zewnętrznych na zbyt dużą ilość przesyłanych ciężarówek z towarem. Początkowo, wdrożenie okien czasowych spotkało się z nieufnością niektórych kierowników magazynów, ponieważ wymagało dyscypliny nie tylko od przewoźników, ale też od magazynów. Kiedy jednak pracownicy sami zaczęli doświadczać korzyści z wdrożenia, o wiele chętniej i konsekwentniej używali okien czasowych Transporeon. Samo wdrożenie zostało przeprowadzone bardzo sprawnie i na każdym etapie projektu mogliśmy liczyć na wsparcie techniczne, jak i merytoryczne pracowników Transporeon – Grzegorz Gwóźdź, Logistics Manager Südzucker Polska S.A.