Krok drugi: skorzystać z lewaru i oszczędności dzięki kartom paliwowym. Mamy do czynienia ze sporą ilością firm, które tracą płynność finansową. Aby temu przeciwdziałać, operatorzy kart paliwowych wypracowują z klientami metody z wyjścia z impasu. O to, jak DKV pomaga w ratowaniu przedsiębiorstw przed upadkiem, pytamy Mariusza Derdziaka, kierownika sprzedaży DKV Euro Service Polska.

Czy operatorzy kart paliwowych dysponują narzędziami zdolnymi poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa?
Czasem zapominamy, że operatorzy kart to nic innego, jak firmy świadczące usługi finansowe i kredytowania. Dzięki analizie bieżących problemów firm transportowych są w stanie tak dostosować swoje usługi, żeby odpowiadały na najbardziej palące potrzeby rynku. Oferta operatora kartowego jest kompleksowa, a jakość świadczonych usług wysoka.

A konkretnie?
Przy obecnych problemach z płynnością, najbardziej skuteczne w moim przekonaniu jest wsparcie w obszarach natychmiastowego zwrotu VAT i akcyzy oraz wydłużenia okresu zapłaty faktur za paliwo i myto. Outsourcing niektórych usług finansowych na operatorów karty przynosi także ulgę w postaci zmniejszenia kosztów obsługi księgowej w firmie. Jest to również świetny argument na rzecz szeroko rozumianego bezpieczeństwa, pomocny w negocjowaniu stawek transportowych z klientami.

Jak natychmiastowy zwrot VAT- u i akcyzy przekłada się na korzyści w firmie?
Serwis zdejmujący ciężar rozliczania VAT-u z przedsiębiorstwa może przynieść naprawdę dużą ulgę. Jeżeli bowiem rozliczamy VAT w trybie miesięcznym albo trzymiesięcznym, pieniądze za ten okres musimy ,,wyłożyć” z własnej kieszeni. To spowoduje, że fizycznie nie będziemy ich mieli. Taka sytuacja z kolei może spowodować brak płynności finansowej. Jeżeli natomiast powierzymy rozliczenie VAT-u operatorowi kartowemu, zwrot VAT-u otrzymamy natychmiast, bez żadnego przestoju. Bezpośrednio na fakturze od operatora.
To samo dotyczy akcyzy. Przedsiębiorstwa korzystające u operatora kart z usługi polegającej na wyliczaniu i zwrocie podatku od olejów mineralnych (akcyzy) zaoszczędzą czas i pieniądze, bez zatrudniania dodatkowych osób w dziale księgowym.

Czyli argument na rzecz outsourcingu…
Obok bezpośredniego podreperowania płynności, warto zwrócić uwagę na oszczędności generowane niejako w tle. Fakt outsourcingu czynności księgowej związanej z rozliczaniem VAT, dla średniego przewoźnika międzynarodowego to zaoszczędzenie kwoty, którą musiałby wyłożyć na zatrudnienie księgowej. Ponadto, w przypadku samodzielnego ubiegania się o zwrot, pieniądze zostają zamrożone. A przepisy bez przerwy ulegają zmianie i potrzebna jest naprawdę spora wiedza i dużo czasu, aby działać zgodnie z prawem.

Sporo firm korzysta z usług księgowych lub kancelarii podatkowych. Czy to dobry pomysł?
Można oczywiście skorzystać z usług kancelarii podatkowej, jednak powierzając jej pełnomocnictwo łącznie z fakturami, to tak jakbyśmy jej oddali własne pieniądze. W sytuacji, gdy firma ta będzie miała problemy finansowe, to najpierw skorzysta z naszych pieniędzy. Dlatego warto wybierać bezpiecznych operatorów, gdzie nasze interesy i interesy operatora są powiązane. Najlepiej operatora kartowego, bo zobowiązania przedsiębiorstwa w stosunku do niego są i tak o wiele wyższe niż zwrot VAT-u, który jest należny. To też łatwa kontrola nad procedurą – dzięki dostępowi online do śledzenia statusu zwrotów z poszczególnych krajów.

Wspominał Pan o wydłużeniu terminu płatności u operatora kart paliwowych?
Odpłatne wydłużenie terminu uiszczania należności operatorowi kart paliwowych to druga usługa, która może poprawić sytuację finansową w wypadku problemu z wypłacalnością. To cenna poduszka finansowa, w szczególności jeśli weźmiemy pod uwagę aktualne problemy branży.
A korzyści jest więcej. Poza oszczędnościami podatkowymi i bezpieczeństwem, karta paliwowa – pozwala oszczędzić także na paliwie. Z naszych analiz wynika, że przemyślane korzystanie z kart paliwowych pozwala ograniczyć koszty paliwa nawet o 10% proc. I to zanim dołożymy do tego oszczędności płynące z odzyskiwania VAT czy akcyzy.
Dość powiedzieć, że oszczędności na paliwie i opłatach drogowych z kartami są tak duże, że firmy delegują specjalnego pracownika, który śledzi przestrzeganie przez kierowców szczegółowych wytycznych w zakresie zaopatrywania w trasie.

Pogoń za tańszym paliwem jest częstym zjawiskiem. Też obserwujecie taki trend?
Tak, jednak oprócz negocjowania rabatów z operatorami kart, warto zwrócić uwagę na wielkość sieci stacji i szybką dostępność punktów tankowania przy trasie. Najczęściej okazuje się, że zjeżdżanie do tańszego punktu jest znacznie mniej opłacalne – po wkalkulowaniu w koszty czasu pracy kierowcy i amortyzacji pojazdu – niż zatankowanie nieco droższego paliwa tuż przy trasie. Obecnie można też rozliczać kartą tankowania CNG i LNG, warto więc sprawdzić taką możliwość u swojego operatora.

Czy jeden duży partner może więcej niż kilku mniejszych?
Jeśli weźmiemy pod uwagę efektywność firmy, to bardziej opłacalne jest znalezienie jednego partnera, integrującego wiele usług. Czy to w zakresie paliwa i podatków, czy rozwiązań informatycznych i telematycznych. Z jednym partnerem istnieje możliwość wynegocjowania lepszych warunków na pakiet usług. A w tak zmiennych obszarach jak paliwo czy opłaty drogowe, klienci mają pewność niezakłóconej i optymalnej kosztowo usługi.

Korzystanie z usług profesjonalnego partnera polepsza też wizerunek i zwiększa zaufanie do firmy transportowej, bo dodatkowo zabezpiecza on też wiele obszarów ryzyka. W przypadku transportu są to na przykład awarie w trasie i natychmiastowa pomoc ze strony partnera w ramach usługi assistnace, czy też możliwość opłacenia kartą mandatu.