W dobie digitalizacji i automatyzacji, szybkość przepływu informacji jest kluczowa niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Wzrastające wymagania rynku sprawiają, że elektroniczna wymiana danych pomiędzy poszczególnym ogniwami łańcucha dostaw nie jest już tylko dobrą praktyką, ale standardem. Dlatego Fresh Logistics Polska i organizacja GS1 Polska podjęły działania zmierzające do budowania świadomości i upowszechniania standaryzacji procesów poprzez wdrożenie i promocję rozwiązania Order-2-Cash, polegającego na cyfryzacji każdego etapu procesu logistycznego. Celem rozwiązania Order-2-Cash jest wyeliminowanie tradycyjnych dokumentów papierowych i przejście na Elektroniczną Wymianę Dokumentów (EDI).

Order-2-Cash (O2C) to rozwiązanie wykorzystujące szereg globalnych standardów GS1 w celu usprawnienia fizycznych przepływów towarowych i towarzyszących im informacji – zaczynając od elektronicznego złożenia zamówienia, poprzez awizację, potwierdzenie przyjęcia dostawy, a kończąc na płatności automatycznej. Wspomniane rozwiązanie składa się z dwóch kluczowych elementów: etykiety logistycznej GS1 oraz komunikatów EDI. Elektroniczna Wymiana Danych to wymiana dokumentów w postaci standardowych komunikatów elektronicznych, bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych. Standardowe dokumenty elektroniczne zapewniają ustandaryzowaną i automatyczną wymianę informacji niezbędnych z punktu widzenia np. procesów zamawiania czy dostawy oraz umożliwiają uzyskanie bezpośredniego powiązania przepływu towarów z dotyczącymi tego przepływu informacjami.

Innowacyjne rozwiązanie O2C to szereg korzyści nie tylko procesowych, ale i również ekonomicznych. Cyfryzacja każdego etapu procesu od zamówienia do zapłaty jest gwarantem szybkości realizacji zamówienia oraz lepszej jakości np. poprzez sprawny i szybki proces przyjęcia towaru czy eliminację ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza ryzyko pomyłek przy dostawach. Order-2-Cash to również oszczędność czasu i niższe koszty związane m.in. z obsługą faktur papierowych.

„Wdrożenie rozwiązania Order-2-Cash przyczynia się do optymalizacji procesów, co bezpośrednio przekłada się na szereg korzyści finansowych dla firm. Nie możemy jednak zapomnieć o tak ważnym aspekcie jak ekologia. Istotną cechą rozwiązania O2C jest wyeliminowanie tradycyjnych dokumentów papierowych na rzecz elektronicznych. Takie podejście pozwoli na znaczne ograniczenie zużycia papieru, co przełoży się na znaczne oszczędności w skali roku. Wyeliminowanie samej faktury papierowej to oszczędność czasu, papieru, kosztów wydruku, wysyłki i jednocześnie łatwość przechowywania i dostępu, nie wspominając o redukcji innych dokumentów papierowych. Dodając jeszcze do tego korzyści związane z wyeliminowania ręcznego wprowadzania danych transakcyjnych (np. zamówień) do systemu oraz całkowicie automatyczną awiację dostaw, możemy cieszyć się pełnym sukcesem, a wdrożone rozwiązanie będzie nie tylko skuteczne, ale również efektywne i przede wszystkim ekologiczne. Dzięki standardom GS1 takie korzyści stają się coraz bardziej realne dla wielu firm. Jesteśmy dumni z faktu, że dostarczamy tego typu rozwiązania i mamy nadzieję, że coraz więcej firm będzie chciało z nich korzystać” – komentuje Agata Horzela, Menedżer ds. standardów GS1 w TSL.

W celu budowania świadomości wszystkich podmiotów zaangażowanych w proces logistyczny Fresh Logistics Polska, GS1 Polska, Instytut Logistyki i Magazynowania oraz sieć Carrefour zorganizowały w dniach 9-10 października 2019 konferencję poświęconą standardom GS1 zastosowanym w rozwiązaniu Order-2-Cash. Adresatami konferencji byli polscy producenci żywności zainteresowani szeroko rozumianą optymalizacją procesową. Konferencja składała się z części merytorycznej połączonej z warsztatami Lean Management oraz wizytami studyjnymi w centrum dystrybucyjnym Fresh Logistics Polska w Gliwicach oraz Carrefour w Będzinie.

„Carrefour Polska podjął współpracę z Instytutem Logistyki i Magazynowania (ILiM) m.in. w celu wypracowania schematów komunikatu i etykiet logistycznych, które umożliwiają przyśpieszenie przyjęcia towarów z różnym asortymentem – pochodzenia zwierzęcego, warzyw, owoców czy produktów suchych. Wykorzystanie rozwiązania etykiety logistycznej EAN128 daje wyższą gwarancję poprawności danych, które towarzyszą produktom w całym łańcuchu logistycznym od producenta do finalnego klienta w sklepie, z czym w dotychczasowym manualnym procesie czasami jest problem. Inną korzyścią z wykorzystania DESADV dla dostawcy jest możliwość uzyskania potwierdzenia realizacji zamówienia u danego odbiorcy niezwłocznie po jego przyjęciu” – komentuje Grzegorz Matyśkiewicz, Dyrektor Logistyki ds. operacji magazynowych Carrefour Polska. „Carrefour wraz kilkunastoma dostawcami przetestował i zrealizował wdrożenia tych rozwiązań. W naszych procesach z dużym powodzeniem znacząca część przyjęcia palet odbywa się z wykorzystaniem etykiet EAN128 czy pełnej komunikacji przez DESADV. Projekt jest cały czas rozwijany i rozszerzany na kolejnych dostawców” – dodaje Grzegorz Matyśkiewicz.